2015.08.17
～個人番号の保管と廃棄～
【保管】
基本的には特定個人情報を保管してはダメです。
ただし、社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を
継続的に行う必要がある場合に限り保管できます。
また、番号を記載している書類（扶養控除等申告書など）については、
定められた保存期間が過ぎれば廃棄しなければなりません。
[継続的に保管できる場合の事例]
①雇用契約が継続している場合。
②従業員が休職しており復職が未定であっても、雇用関係は継続しているため保管できる。
③賃貸借契約等 継続している契約の場合、支払調書の作成事務の為に継続的に必要
であると認められ保管できる。
【廃棄】
社会保障及び税に関する手続き書類の作成事務を行う必要が無くなった場合、
もしくは保存期間を経過した場合は個人番号を廃棄・削除しなければなりません。
この場合、削除・廃棄した記録を保存しておく必要があります。
（業者に廃棄処分を委託した場合は、廃棄証明書を保存。）
必要な時だけ保管、必要が無くなれば廃棄するのが原則です。
削除・廃棄を前提とした保管方法を考える事が望ましいです。
岡村
